Acordo de Tratamento de Dados (DPA)

Este Acordo de Tratamento de Dados ("DPA") regula o tratamento de dados pessoais que a Triadoc realiza em nome da empresa-cliente ("tenant", "você", controladora) ao operar a plataforma Triadoc. Ele complementa os Termos de Uso e, em qualquer conflito sobre proteção de dados pessoais, prevalece sobre eles (cláusula 15).

A Triadoc, CNPJ 42.367.944/0001-41, com sede na Rua José Luiz Filho, 145, Minezotta, Sumaré, SP, atua aqui como operadora dos dados dos clientes finais do tenant. Em relação aos dados da própria conta do tenant — cadastro, usuários da equipe, faturamento —, a Triadoc é controladora; essa parte está descrita na Política de Privacidade, não neste DPA.

1. Partes e papéis

São partes deste DPA a Triadoc (operadora) e a empresa-cliente identificada no cadastro da conta (controladora, "tenant"). O tenant decide por que e como coletar os dados dos próprios clientes finais; a Triadoc trata esses dados só conforme as instruções do tenant, registradas na configuração da plataforma.

2. Objeto, natureza, finalidade e duração

Este DPA cobre o tratamento de dados pessoais coletados pelos formulários de onboarding/KYC que o tenant cria na plataforma: recebimento e organização de documentos e respostas, triagem automática por inteligência artificial como apoio à revisão humana, armazenamento dos arquivos enviados, envio de notificações por e-mail e, quando o tenant configurar, integração com WhatsApp, Google Drive e Google Planilhas.

Vigência: enquanto a conta do tenant estiver ativa, mais o prazo de eliminação após o cancelamento (cláusula 9, item i).

3. Categorias de titulares e de dados pessoais

Titulares: os clientes finais do tenant, pessoas físicas que preenchem o formulário público de coleta de documentos. O Anexo I detalha as categorias de dados tratadas.

4. Instruções documentadas

A instrução do tenant é o que ele configura na plataforma: os campos do formulário, a ativação ou não da análise por IA, a aprovação automática, as integrações ligadas e o prazo de retenção escolhido, dentro do teto da cláusula 9. A Triadoc trata os dados só para prestar o serviço, conforme essa instrução.

• A Triadoc não usa dado de ficha para treinar modelo de inteligência artificial próprio.
• A Triadoc não vende dado pessoal e não usa dado de ficha para marketing.
• A Triadoc pode usar métricas agregadas e anonimizadas sobre o uso da plataforma (por exemplo, número médio de fichas por setor ou taxa de aprovação) para melhorar o produto, sempre sem conseguir identificar uma pessoa a partir desses números.
• Se uma instrução do tenant parecer contrária à lei, a Triadoc avisa o tenant e pode suspender a execução dela até o esclarecimento.

5. Obrigações do tenant (controlador)

Cabe ao tenant:

• ter base legal e finalidade definida para coletar os dados dos clientes finais;
• dar ao titular o aviso sobre o tratamento dos dados dele no próprio formulário — a plataforma oferece o campo para esse aviso (recurso em implantação, Anexo V, R8), mas o conteúdo e a responsabilidade são do tenant;
• coletar só os dados necessários para a finalidade declarada;
• manter os dados exatos e atualizados;
• responder às solicitações dos titulares sobre os próprios dados;
• escolher o prazo de retenção da própria conta dentro do teto da cláusula 9;
• responder pelo conteúdo que coleta e pelas decisões tomadas a partir da ficha — a pontuação da IA, quando habilitada, é apoio à triagem, nunca a decisão final, e a revisão humana é direito do titular (art. 20 da LGPD);
• não coletar dado de criança ou adolescente, nem dado pessoal sensível, sem base legal específica para isso;
• comunicar a ANPD e os titulares em caso de incidente de segurança, quando exigido por lei;
• guardar, fora da plataforma, qualquer cópia que a legislação do próprio setor dele exija manter por mais tempo do que o prazo de retenção da conta (cláusula 9).

6. Obrigações da Triadoc (operadora)

Cabe à Triadoc:

• tratar os dados só conforme as instruções do tenant e para prestar o serviço;
• manter a equipe sob obrigação de confidencialidade;
• manter as medidas de segurança descritas no Anexo II;
• ajudar o tenant a responder aos pedidos dos titulares, dentro das ferramentas disponíveis na plataforma (cláusula 10);
• manter registro das operações de tratamento;
• devolver ou eliminar os dados ao fim do contrato, conforme a cláusula 9.

7. Subprocessadores

A Triadoc usa os prestadores de serviço listados no Anexo III para operar a plataforma. Antes de contratar um novo subprocessador que trate dado de ficha, a Triadoc avisa o tenant com 15 dias de antecedência; o tenant pode se opor e, se a objeção não for resolvida, encerrar a conta sem multa por esse motivo específico.

O Google Drive e o Google Planilhas, quando o tenant conecta a própria conta Google nas configurações, não são subprocessadores da Triadoc: são serviços do próprio tenant, escolhidos por ele, e a Triadoc só grava neles por instrução dele, dentro do escopo restrito que o Google chama de drive.file.

8. Transferência internacional

Alguns subprocessadores ficam fora do Brasil, entre eles os provedores de inteligência artificial usados na análise automática de documentos (Anthropic, OpenAI e Google, conforme a configuração da plataforma). Cada transferência segue os termos de tratamento de dados publicados pelo respectivo provedor; a Triadoc atualiza esta cláusula e o Anexo III se a base da transferência mudar.

9. Retenção, eliminação e guarda posterior

A ficha de um cliente final fica retida por, no máximo, 365 dias contados do recebimento. O tenant pode escolher um prazo menor quando esse recurso existir (Anexo V, R4). Esse teto é hoje aplicado por pedido do tenant ao suporte, em até 5 dias úteis (o agendador automático, Anexo V, R3, está em implantação); fichas que já passaram de 365 dias não são eliminadas sozinhas até ele entrar em operação.

Vencido o prazo, ou a pedido do tenant a qualquer momento (item d abaixo), a Triadoc anonimiza a ficha: apaga da plataforma os dados pessoais, as respostas do formulário e os documentos enviados, e mantém só metadados sem dado pessoal — identificador da ficha, datas, status e posição no ciclo de cobrança —, necessários para faturamento, controle de cota e auditoria. A anonimização não devolve cota de fichas ao tenant, nem no plano mensal nem no anual. A ficha anonimizada guarda dois registros de auditoria, de que os dados e de que os documentos foram excluídos; se a remoção dos arquivos falhar, a ficha mostra a pendência e a Triadoc tenta de novo. Este mecanismo já está em operação (Anexo V, R1).

Antes de eliminar uma ficha por prazo vencido, a Triadoc avisa o tenant por e-mail com 30 dias de antecedência, para ele exportar o que precisar (recurso em implantação, Anexo V, R5; enquanto não entra em operação, esse aviso não é automático). O aviso é um apoio: não tira do tenant a responsabilidade de acompanhar os prazos que ele mesmo escolheu, e uma falha na entrega do e-mail — caixa cheia, endereço desatualizado — não impede a eliminação.

O tenant pode excluir uma ficha específica a qualquer momento pelo painel (recurso em implantação, Anexo V, R6; até existir, essa exclusão é feita pelo suporte, a pedido do tenant). A exclusão é irreversível e tem o mesmo efeito da anonimização por prazo vencido.

A guarda de dados depois do prazo de retenção é responsabilidade exclusiva do tenant. A plataforma não é arquivo legal nem repositório de longo prazo. Se o setor do tenant exige guardar dados por mais tempo — bancário, contábil, jurídico, imobiliário e outros —, cabe a ele exportar a ficha antes do vencimento do prazo (PDF, ZIP de documentos, planilha, ou envio automático para o Google Drive e Planilhas da própria conta dele, recurso já disponível, Anexo V, R2) e guardar essa cópia na própria infraestrutura, dentro da cota de armazenamento dele.

Toda cópia que sai da plataforma — arquivo salvo no Drive do tenant, linha gravada na planilha dele, entrega de webhook já recebida pelo sistema dele, download feito por um usuário, e-mail enviado — passa a ser responsabilidade exclusiva do tenant e do provedor que ele escolheu para guardá-la. A Triadoc não responde por essa cópia, não pode apagá-la depois de entregue, e não responde por perda de dado depois que a ficha original foi eliminada da plataforma.

Limitações que a Triadoc declara com transparência: cópias de segurança do banco de dados saem de circulação no ciclo de rotação do próprio provedor de hospedagem, hoje de até 7 dias; uma entrega de webhook já recebida pelo sistema do tenant não pode ser recolhida; e a eliminação, uma vez feita, é irreversível — não existe uma cópia guardada em algum outro lugar da plataforma para desfazer.

Rascunhos de formulário não enviados, convites de preenchimento pendentes e mensagens de WhatsApp ainda na fila de envio têm prazo de retenção próprio, de 7 dias (recurso em implantação, Anexo V, R7).

No cancelamento da conta, o tenant tem 30 dias para exportar o que precisar; depois desse prazo, todos os dados da conta são eliminados (recurso em implantação, Anexo V, R9; até existir, a eliminação pós-cancelamento é feita sob solicitação ao suporte).

10. Direitos dos titulares

A Triadoc não responde direto ao titular sobre uma ficha específica: encaminha o pedido ao tenant que coletou aquele dado, em até 5 dias úteis, e oferece as ferramentas disponíveis hoje — pedido de eliminação ao suporte e, quando o tenant usar o recurso da cláusula 9, a exclusão direta da ficha pelo painel.

11. Comunicação de incidentes

Em caso de incidente de segurança que afete dado pessoal tratado nesta plataforma, a Triadoc avisa o tenant em até 72 horas a partir da confirmação do incidente, com as informações que tiver disponíveis até aquele momento. Cabe ao tenant decidir e fazer, quando exigido por lei, a comunicação à ANPD e aos titulares afetados.

12. Auditoria

O tenant pode pedir, uma vez por ano, informações e evidências sobre as práticas de segurança e tratamento de dados da Triadoc, por meio de questionário ou relatório. Este DPA não prevê auditoria presencial nem acesso direto a sistemas da Triadoc.

13. Responsabilidade

Na maior extensão permitida pela lei, a responsabilidade da Triadoc por qualquer reclamação relacionada a este DPA fica limitada ao valor pago pelo tenant nos 12 meses anteriores ao fato, excluídos lucros cessantes e danos indiretos. O tenant se obriga a indenizar a Triadoc por reclamações de terceiros que decorram da ausência de base legal para a coleta, de uma instrução ilícita que ele tenha dado, do conteúdo que ele mesmo coletou, ou de uma cópia que ele guardou fora da plataforma. Esta cláusula não afasta, perante o titular dos dados, a responsabilidade solidária prevista no art. 42 da LGPD; entre Triadoc e tenant, fica preservado o direito de regresso.

14. Ordem de autoridade

A Triadoc cumpre ordem judicial ou de autoridade competente que exija acesso a dados tratados na plataforma, e avisa o tenant sempre que a lei permitir esse aviso.

15. Precedência

Em qualquer conflito sobre proteção de dados pessoais, este DPA prevalece sobre os Termos de Uso.

16. Vigência, alteração, lei aplicável e foro

Este DPA acompanha a vigência da conta do tenant. Uma mudança relevante no texto exige um novo aceite; a atualização do Anexo V (situação dos recursos) e correções editoriais não exigem. Este DPA é regido pelas leis da República Federativa do Brasil; fica eleito o foro da Comarca de Sumaré, Estado de São Paulo.

17. Contato do encarregado

Dúvidas sobre este DPA ou sobre o tratamento de dados pessoais podem ser enviadas para contato@triadoc.com.br.

18. Anexos

Fazem parte deste DPA os Anexos I (descrição do tratamento), II (medidas de segurança), III (subprocessadores), IV (prazos de retenção e eliminação) e V (situação dos recursos descritos neste DPA e datas de ativação), a seguir.

Anexo I — Descrição do tratamento

Titulares: clientes finais do tenant.

Categorias de dados pessoais tratadas: nome completo, CPF, RG ou CNH, data de nascimento, telefone, e-mail, endereço, imagens dos documentos enviados e, quando o formulário pedir, uma selfie do titular segurando o documento.

Finalidade: coleta e organização de documentos para o processo de onboarding do tenant, com apoio opcional de triagem automática por inteligência artificial.

Duração do tratamento: enquanto a conta do tenant estiver ativa, dentro do prazo de retenção da cláusula 9.

Anexo II — Medidas de segurança

• Isolamento entre contas por controle de acesso a nível de banco de dados — cada tenant só acessa os próprios dados.
• Documentos e imagens ficam em armazenamento privado; o acesso a cada arquivo é feito por link assinado, válido por 5 minutos, gerado no servidor.
• Acesso ao painel master da Triadoc protegido por autenticação de dois fatores e limite de tentativas de login.
• Trilha de auditoria por ficha — quem recebeu, aprovou, reprovou ou excluiu, e quando.
• Registro de erros de sistema sem dado pessoal, conforme a LGPD.
• Banco de dados hospedado na região de São Paulo, Brasil; aplicação hospedada na região de São Paulo (gru1) na Vercel.
• Cópia de segurança diária do banco de dados, com retenção de 7 dias.

Anexo IV — Prazos de retenção e eliminação

• Ficha de cliente final: até 365 dias do recebimento, ou prazo menor escolhido pelo tenant quando o recurso existir (Anexo V, R4).
• Rascunho de formulário não enviado, convite pendente e mensagem de WhatsApp na fila: 7 dias (Anexo V, R7).
• Dados da conta após cancelamento: 30 dias para exportar, depois eliminação total (Anexo V, R9).